Privacy statement
Gegevensbescherming
Hoe wij omgaan met jouw gegevens. Deze verklaring omvat informatie over de manier waarop Over & Uit met uw privacygevoelige gegevens omgaat, conform de bepalingen van de AVG.
OVER&UIT is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden achtergelaten op de website van OVER&UIT. De mediator of coach van OVER&UIT die u inschakelt voor (diensten in verband met) uw scheiding, – en indien van toepassing de bij de mediation betrokken co-mediator – , is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens aangaande de dienstverlening waarop onze Algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Mocht u via onze website met ons in contact willen komen, dan kunt u het contactformulier invullen. U wordt dan gevraagd persoonsgegevens in te vullen, zoals naam, adres, telefoonnummer en email en een toelichting op uw vraag of verzoek. Het spreekt voor ons vanzelf dat wij deze gegevens enkel en alleen zullen gebruiken om met u contact op te nemen, omdat dat ook is waarvoor u deze gegevens aan ons heeft verstrekt.
Als coach of mediator hebben wij gegevens nodig om met en voor u te kunnen werken. Voor u werken kan zijn: het opstellen van een (echt)scheidingsconvenant of vaststellingsovereenkomst en eventueel een ouderschapsplan, een draagkrachtberekening voor partner- of kinderalimentatie en het opstellen van een verdeling van het huwelijksvermogen of de begeleiding bij een coachingstraject of relatiebemiddeling. Ook bij het verwerken van een aanvraag voor een toevoeging van de Raad voor Rechtsbijstand, het opstellen van een mediationovereenkomst of het sturen van een factuur gebruiken wij uw gegevens. Voor al die activiteiten hebben wij gegevens nodig die we aan u vragen. De grondslagen zijn dan dat u ons toestemming geeft, dat we samen de mediationovereenkomst of de coachopdracht willen uitvoeren, en in het geval van uw BSN, dat de Raad voor Rechtsbijstand en de Rechtbank deze nodig hebben. Zonder die gegevens kunnen wij niet voor u werken, en moeten we in de meeste gevallen ons werk voor u stopzetten.
Om een coachingstraject met u aan te kunnen gaan, dienen wij over voldoende persoonlijke gegevens te beschikken om u zo goed mogelijk te kúnnen helpen en begeleiden. De volgende gegevens worden verzameld en opgeslagen voor de volgende doeleinden: naam, e-mail, telefoonnummer, adres en antwoorden op de vragen met de start van het coachtraject worden puur gebruikt om u zo goed mogelijk te kunnen coachen. Door de gegevens te verstrekken, geeft u me toestemming om de gegevens voor bovengenoemde doeleinden te gebruiken.
Voor het uitvoeren van de mediationovereenkomst in verband met een echtscheiding en het bereiken van de daarin opgenomen doelen hebben wij de volgende persoonlijke gegevens van u nodig. We praten dan over namen, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer en emailadres, de huwelijksdatum en -plaats, BSN-nummer, bankrekeningnummer(s) en informatie omtrent bezittingen en schulden van u en minderjarigen/jong-meerderjarigen waarvoor u verantwoordelijk bent, gegevens over uw pensioen, over uw inkomens en belastingaangiftes. Bij aanvang van de mediation krijgt u van ons een checklist met de documenten die wij van u vragen, met daarbij aangegeven wat het doel is waarvoor wij deze informatie nodig hebben. De gegevens die we van u krijgen worden alleen verstrekt aan anderen binnen het kader van ons werk, dus aan de Raad voor Rechtsbijstand, de Rechtbank en de advocaat die een verzoek indient bij de rechtbank. Dat gebeurt altijd pas als er volledige instemming met u is, en u daarvoor getekend hebt. In geval van een calamiteit worden uw gegevens gedeeld met een collega mediator, zodat deze het werk kan overnemen. In voorkomende gevallen kan een collega mediator geraadpleegd worden, of een externe deskundige (met uw toestemming). Daarnaast werken we in een beveiligde bedrijfscloud-omgeving en maken we alimentatieberekeningen met de software Split-online die daarbij als verwerker optreedt van uw gegevens. Met de leverancier daarvan hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten, zodat zij even zorgvuldig met uw gegevens omgaan. Als wij voor ons werk gebruik maken van gegevens over u uit andere bronnen, wordt dat altijd met u besproken.
Wij werken niet op andere manieren met uw gegevens. Ze worden door ons niet gecombineerd voor profiling, of automatische besluitvorming, en worden ook niet gekoppeld aan andere databases.
Uw gegevens zijn veilig bij ons, ze worden niet met anderen dan hierboven genoemd gedeeld. We bewaren ze zolang de mediation loopt. Daarna worden ze in een archief opgeslagen, zoveel als mogelijk geanonimiseerd, om te voldoen aan de eisen van onze beroepsgroep. De wettelijke bewaartermijnen worden in acht genomen, daarna worden al uw gegevens door ons gewist.
Tussentijds kunt u opvragen welke gegevens wij hebben, en deze laten verwijderen. Verwijderen van gegevens kán inhouden dat wij geen werkzaamheden meer voor u kunnen verrichten. Aan een verwijderingsverzoek zullen wij alleen voldoen als u zich identificeert als de persoon waarvan wij de gegevens hebben. Verwijderen zal niet plaatsvinden binnen 12 maanden na beëindiging van de mediation met het oog op artikel 12 van het MfN-reglement.
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan direct contact met ons op. De volgende technische maatregelen zijn genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:
Gegevens die u aan ons toevertrouwt, worden in een beveiligde bedrijfscloud bewaard, en op de harde schijf van de computer van de mediator, die beveiligd is met een wachtwoord. Documenten op papier worden bewaard in een afsluitbare kast.
Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall, is geïnstalleerd in de bedrijfscloud en op de computer van de mediator.
Persoonsgegevens die u op het contactformulier op de website van OVER&UIT invult, worden alleen gebruikt om contact met u op te nemen ter beantwoording van uw vraag.